実消化実績の計上年月

卸から届いた実消化データは、いつの実績として計上されるのでしょうか?

一般には、

データを受信して処理した日
データ内に記載されている日付

の組み合わせによって決定されます。

また、『データ内に記載されている』ですが、受信するデータには、ヘッダーレコード、データレコード、エンドレコードなどがあり、データレコード内の個々の日付を使用する場合もあれば、ヘッダーレコードに記載されている日付を使用する場合もあります。これは、各製薬会社の実消化システムの仕様によって異なります。( 下図参照 )

当月に届いた伝票が、当月の日付もしくは前月の日付であれば当月に計上し、翌月の日付であれば、翌月実績として退避し、翌月に計上するというのが一般的です。

しかし、この表現は、実はまだ曖昧です。「当月に届いた」というのは、「当月と翌月の締め日までに届いた」というのが正しい言い方になります。

締め日

どの会社にも『締め』という考え方があって、『締め日』までに受信して処理したデータが当月に計上されます。ただし、データ内の日付が翌月であれば、当月には計上せず翌月に廻されることになります。

たとえば、身近な例では、『当月の交通費伝票は翌月の第2営業日までに提出しなさい』というようなことがありますが、これと同じと考えればよいでしょう。8/31の交通費を9/2に提出したら、8月の経費、9/1の交通費伝票を9/2に提出したら9月の経費と考えればわかりやすいかも知れません。もっとも、『9月の交通費伝票は9/3以降に提出してください。』という会社もあるかも知れませんが。